Integritetspolicy

Vertex Studios (Enskild firma, innehavare Eddie Korial), Opphemsgatan 4, 582 37 Linköping, Sverige. Kontakt: vertexstudioss@hotmail.com · 013-552 20.

Vi har två olika roller beroende på vilka uppgifter det handlar om:

• Personuppgiftsansvarig för våra egna kund-, kontakt-, konto-, lead-, support- och faktureringsuppgifter.
• Personuppgiftsbiträde när vi behandlar personuppgifter som finns i kundens uppladdade material och innehåll, på kundens instruktion. Då gäller personuppgiftsbiträdesavtalet och kunden är personuppgiftsansvarig.

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• företag/organisation
• användarkonto och roll
• inloggnings- och säkerhetsinformation (lösenord lagras alltid hashade av inloggningstjänsten — vi kan aldrig se ditt lösenord)
• IP-adress och loggar
• användningsinformation i tjänsten
• paket och kontostatus
• supportärenden och korrespondens
• faktureringsuppgifter
• information om anslutna sociala konton (kontonamn, konto-ID, behörigheter och åtkomsttoken som lagras serversidigt)
• bilder, video och text som laddas upp
• metadata om uppladdat material (filnamn, storlek, format, AI-analysresultat)

• Leverera och tillhandahålla tjänsten — avtal (art. 6.1 b) eller berättigat intresse när kunden är en organisation.
• Konto, inloggning och behörigheter — avtal.
• AI-analys av uppladdat material samt innehållsgenerering — utförs på kundens instruktion inom kundens användning av tjänsten (vi är biträde).
• Innehållsplanering, schemaläggning och publicering till kundens egna sociala konton — kundens instruktion.
• Support — avtal och berättigat intresse.
• Säkerhet, loggning och missbruksskydd — berättigat intresse.
• Fakturering och bokföring — rättslig förpliktelse.
• Kontakt via demo-/kontaktformulär (lead) — berättigat intresse att svara på förfrågan.
• Uppfylla rättsliga skyldigheter — rättslig förpliktelse.

Vi använder inte dina uppgifter för profilering för marknadsföringsändamål och säljer inte personuppgifter.

Uppladdade bilder, video och texter lagras i tjänstens filtjänst i ett privat utrymme. Filerna är inte publikt åtkomliga — åtkomst sker via tidsbegränsade, signerade länkar och endast för behöriga användare i samma organisation.

För att generera bildanalys, captions och hashtags skickas relevant material och varumärkesinformation till en AI-tjänst som behandlar det på vår och kundens instruktion. Se underbiträden. Vertex Studios använder inte kundens uppladdade material för egen marknadsföring utan separat tillstånd, och material används inte för att träna egna AI-modeller.

När kunden kopplar sina konton lagras åtkomsttoken serversidigt och lämnas aldrig ut till webbläsaren eller till andra organisationer i tjänsten. Vid publicering överförs det innehåll kunden valt till Meta, som behandlar det enligt sina egna villkor. Kopplingen kan tas bort i tjänsten under Kanaler, och behörigheter kan även återkallas i Facebook- respektive Instagram-inställningarna.

Vi anlitar följande kategorier av mottagare för att kunna leverera tjänsten:

• Moln- och hostingleverantörer (drift av applikationen och serverfunktionerna)
• Databas-, lagrings- och inloggningsleverantörer
• AI-leverantörer (bildanalys och innehållsgenerering)
• E-postleverantörer (kontorelaterade systemmejl)
• Sociala plattformar som kunden själv kopplar (Instagram och Facebook)

Utöver dessa kategorier kan uppgifter lämnas till:

• Behöriga användare inom kundens egen organisation, enligt roll (owner, admin, editor, viewer).
• Vertex Studios som leverantör, i den utsträckning det behövs för drift och support.
• Myndigheter när vi är skyldiga enligt lag.

Namnen på de enskilda leverantörerna, deras juridiska roll och behandling finns på sidan underbiträden och övriga mottagare. Företagskunder kan även få förteckningen som bilaga till biträdesavtalet.

Varje organisation är tekniskt isolerad från andra organisationer. Åtkomst kontrolleras både i databasen (row level security) och i serverfunktionerna.

Databasen, fillagringen och inloggningen ligger i EU/EES (region Irland), vilket är verifierat i tjänstens egen konfiguration. Övriga leverantörer — särskilt AI-behandling och e-postutskick — kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Vi anger inte behandlingsregion eller överföringsmekanism för en leverantör förrän det är verifierat. Aktuell status per leverantör redovisas på sidan underbiträden och övriga mottagare. Kontakta oss om du behöver dokumentation för en specifik leverantör.

• Konto-, användar- och innehållsuppgifter: så länge kundens konto är aktivt.
• Uppladdat material och innehåll: så länge kunden själv behåller det i tjänsten, eller till dess kontot avslutas och raderas.
• Godkännanden av villkor, integritetspolicy och biträdesavtal: sparas som dokumentation av vilken version som accepterades.
• Säkerhets- och publiceringsloggar: sparas under en begränsad tid för felsökning och säkerhet.
• Faktureringsunderlag: sparas så länge bokföringslagen kräver.

Vi anger inte exakta antal månader eller år där det inte finns en fastställd rutin eller ett lagkrav som styr tiden. Kontakta oss om du behöver veta hur länge en specifik uppgift sparas.

• tillgång till dina uppgifter
• rättelse av felaktiga uppgifter
• radering
• begränsning av behandling
• invändning mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse
• dataportabilitet, när behandlingen bygger på avtal eller samtycke och sker automatiserat

Kontakta oss på vertexstudioss@hotmail.com eller använd formuläret på radering av data. Om uppgifterna finns i en kunds material hänvisar vi begäran till kunden, som är personuppgiftsansvarig, och bistår kunden med att hantera den.

Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se.

Vertex Social AI använder endast nödvändig lagring i webbläsaren för att tjänsten ska fungera. Vi använder inga analys- eller marknadsföringscookies, inga tracking-pixlar och inga tredjeparts annonsskript. Därför visas ingen cookiebanner för samtycke — det finns inget icke-nödvändigt att samtycka till.

Om vi i framtiden inför analys- eller marknadsföringscookies kommer samtycke att inhämtas innan de laddas, och den här sidan uppdateras.

• All trafik sker över HTTPS.
• Lösenord hanteras hashade av inloggningstjänsten och är aldrig synliga för oss.
• Åtkomsttoken för sociala konton lagras serversidigt och exponeras inte i gränssnittet eller mot API:et.
• Åtkomst styrs av roller och kontrolleras både i databasen och serversidigt.
• Känsliga administrativa händelser loggas i en revisionslogg som endast Vertex Studios kan läsa.
• Vid en personuppgiftsincident som medför risk anmäler vi till IMY inom 72 timmar när vi är ansvariga, och informerar kunden utan onödigt dröjsmål när vi är biträde.

Den här policyn kan uppdateras. Version och datum framgår längst upp. Vid väsentliga ändringar kan tjänsten begära ett nytt godkännande vid inloggning.